燈具流通行業

一、系統方案

　　為了讓企業能充分地、高負荷地通過速達3000PRO來管理企業的日常業務，讓企業各部門間達到企業信息的高度的共享，通過本公司對燈具流通企業用戶的使用現狀的調研，茲推薦該行業用戶使用如下的軟硬件平臺及網絡環境：

1、軟硬件平臺

　　經過我們的調查，在燈具流通企業中，企業日常的業務量非常繁多，每天都須填制大量的進銷存業務單據，因此，造成業務的數據量非常龐大；同時，在實際使用中，企業均須隨時查詢產品的庫存數量及其庫存成本，因此，在配置服務器時，我們必須考慮服務器必須具備安全性、穩定性、快速性、易維護性等困素，基于以上的原因，我們建議系統服務器必須較客戶端計算機的配置高，如果有條件或資金條件相對較好的企業，服務器可使用帶SCSI硬盤、INTEL XEON處理器這些高端的硬件設備作為服務器。
　　速達3000PRO系統的網絡平臺為一個對等的網絡，因此，在操作系統的選擇上，就必須考慮到系統的高度穩定性、安全性、易使用性、易維護性等綜合性能的因素，經過我們的大量調查，我們建議，系統服務器的配置建議采用MICEOSOFT WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本的操作系統，在客戶端的操作系統的選擇上，我們建議用戶采用MICEOSOFT WINDOWS2000 PROFESSIONAL作為系統平臺。

2、網絡環境

　　在燈具流通企業的使用中，企業在架構企業網絡環境時，既要考慮到當前使用的實際應用，也須考慮到將來企業的發展需求，為使燈具流通企業能在一個高效、快速的環境下應用速達3000PRO系統，我們提議企業采用如下的網絡拓撲架構（圖1）：

圖1
　　在上述的網絡拓撲圖中，服務器為整個系統的中心，一方面，服務器通過與ADSL MODEM的連接，獲取企業有用的市場信息，另一方面，通過交換機設備，服務器能快速地與客戶端計算機交換數據。

二、行業屬性設定

　　針對燈具流通企業的特點，企業在設置行業屬性時，可參照下面的設置參數：

1、所屬行業及納稅性質

　　所屬行業：商品流通企業
　　納稅性質：一般納稅人
　　上述的兩個設置選項，企業可參照企業的營業執照。

2、進銷存系統與賬務系統結合使用

　　進銷存系統與賬務系統是否給合使用的選擇上，我們建議選擇“是”。
　　在燈具流通企業的日常業務中，其業務量非常繁多，但是，企業人員的配備相對較少，在很多時候，員工都需要“身兼多職”，因此，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統與賬務系統結合使用。進銷存系統與賬務系統結合使用有著非常多的優點，比如講，當采購部門填制采購類單據后，系統將自動生成一張與之相關的記賬憑證，正是使用了這樣的設置，它不但讓部門與部門的協作就更加緊密，而且還大大地改進了企業日常的工作流程，從而提高了工作的效率。

3、科目級長

　　對科目級長的管理，我們實行六級管理制，并采用“4-4-3-3-2-2”這種科目級長設置方式。
在進銷存與賬務系統結合使用的情況下，考慮到燈具流通行業的往來單位數量較多，一般數量在700-800左右，為了滿足企業的日常使用及日后發展的需要，在設置二級長度時，我們遵循“取大優先、預留發展”的原則，我們將二級科目長度設定為4。

4、倉庫庫存選項

　　在倉庫庫存選項的設置中，我們建議用戶使用如下的倉庫庫存設置選項：
　　是否允許零庫存出庫：否
　　是否允許負庫存結賬：否
　　為了便于成本的核算、為方便月未企業各部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設定上，我們建議禁止負庫存出庫的業務，同時禁止企業期未負庫存結賬。
　　負庫存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業決策層了解到當前企業的庫存成本，掌握當前企業的經營信息，我們避免采用負庫存設置選項。

5、價格跟蹤方式

　　在價格跟蹤方式的選擇上，我們建議用戶選擇以“以參考價”這種價格跟蹤方式。
　　在當前燈具流通行業中，其競爭非常激烈，價格競爭是保證企業在競爭中取得優勢的一個有力的手段，為更緊密地收集市場信息，加快企業對市場的反應力度，因此，我們建設價格跟蹤統一采用以參考價跟蹤這種價格跟蹤方式。
　　采用以參考價跟蹤方式，企業只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當日后企業填制采購類或銷售類單據時，系統即提供某涂料最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業對價格的調控力度。

6、憑證字

　　在“憑證字”類型的選擇上，我們建議用戶選擇“收、付、轉”這種憑證字類型。
　　系統共提供了“記”、“收、付、轉”、“現收、現付、銀收、銀付”、“轉”三種憑證字，在設置該選項時，我們建議企業采用“收、付、轉”這種憑證字。

7、賬套啟用日期

在設置賬套啟用日期時，我們建議用戶選擇每月的第一天，如果用戶必須記錄2007年全年的業務數據，那么，其賬套啟用日期就必須設定“2007-01-01”。

三、基礎資料及編碼制定規則

1、地區資料

　　根據我國地域的劃分及涂料企業的特點，為統計企業各地區的銷售狀況，我們對地區資料實行三級管理，即“片區—省—市”的管理制度，片區包括華區、華南、華東、西南等若干大區，在片面下設省級管理，省級下再設市級管理，這樣，既保證了企業當前銷售政策的執行，也便于企業管理者對各地區銷售的統計。

2、部門資料

　　在燈具流通企業中，一般都設有總裁辦、市場部、銷售部、財務部、采購部、行政部、倉管等部門，在使用中，我們只須將上述的部門資料依次地錄入到“部門資料”中即可。
部門，英文簡稱為Department，為科學地對部門資料進行管理，我們建議用戶統一采用下列的部門編碼設置方法：
D+部門順序號
　　“D”字母代表部門，根據部門在企業作用的大小，我們分別對上述的部門進行編排，即把總裁辦設為首位，其部門編碼為“D001”，市場部設為“D002”，然后依次地進行輸入。

3、員工資料

　　“員工資料”記錄了員工的姓名、籍貫、學歷、所屬部門、聯系方式等有關的資料，錄入員工資料后，企業可實行簡單的人事管理，同時也便于對管理者對員工信息的了解。
員工，其英文為Employee，因此，參照部門資料的編碼設置，員工資料的編碼方法如下：
E+員工順序號
　　“E”字母代表員工，員工順序號為員工入職的先后順序，最早入職的員工，我們可將其編碼設為“E001”，然后依次地進行輸入。
　　我們考察眾多的燈具企業后，經調查表明，燈具流通企業的工資發送方式一般采用“月度”工資，因此，在輸入員工資料時，企業還須把員工的基本工資料隨同錄入，如果某員工為企業的業務員，我們還須選擇“業務員”該選項。

4、客戶資料

　　“客戶資料”可記錄企業往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業營銷工作的開展。
　　作為一個流通企業，其往業客戶均來源于全國各地，因此，制定科學的、可行的、實用的客戶編碼就非常重要，經過我們的分析，客戶資料編碼設置方法如下：
　　“C”+“地區簡稱”+“-”+“順序號”
　　在上述的客戶編碼設置方法中，“C”為英文Client，意為客戶，“地區簡稱”為某地區的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區客戶的先后順序號。比如，我們可以將“北京景陽燈具有限公司”的客戶編碼設為“CBJ-0001”，從這個客戶編碼中，我們就可以看出，“C”為客戶的簡稱，“BJ”為“北京”的漢語拼音簡稱，“0001”為北京地區客戶的順序號。
　　正是通過這種客戶編碼設定方法，操作員大大加快了填制業務單據時的檢索效率，同時也方便了企業管理者對客戶資料的查閱。

5、供應商資料

　　“供應商資料”可記錄企業供貨商的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息。
　　在實際工作中，燈具流通企業的供貨商來自全國各地，因此，制定科學的、可行的供應商編碼就非常重要，經過我們科學的分析，供應商資料編碼方法如下：
　　“V”+“地區簡稱”+“-”+“順序號”
在上述的供應商編碼設置方法中，“V”為英文Vendor，意為供應商，“地區簡稱”為某地區漢語拼音的頭一位字母，“順序號”，即錄入某地區供應商的先后順序號。比如，我們可以將“佛山南光燈具有限公司”的供應商編碼設定為“VFS-0001”，從這個供應商編碼中，我們就可以看出，“V”為供應商簡寫，“FS”為佛山市漢語拼音的簡寫，“0001”為企業在佛山地區的供應商的順序號。
　　正是有了這種的供應商編碼設定方法，操作員大大加快了填制業務單據時的檢索效率，同時也方便了企業管理者對供應商資料的查閱。

6、倉庫資料

　　在例子中，企業的倉庫包括中山路倉庫及人民路倉庫兩個倉庫，在實際應用中，我們只須依次把以上的倉庫信息錄入即可。

7、貨品類別

　　作為一個燈具流通企業，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分門別類地進行管理，設置貨品類別成為了管理貨品的有力手段。
　　在實際工作中，對燈具流通企業的貨品類別管理，可實行“統籌安排、兼顧應用、分類管理、從大到小”的設定原則，對貨品類別實際多級類別管理。“統籌安排、兼顧應用、分類管理、從大到小”，即對貨品的類別，統一由銷售部門設定，在設定貨品類別時，必須先考慮到企業日后的實際應用，然后按照燈具的品牌進行劃分，再按照某系列所隸屬的品牌依次進行設定。完整的貨品類別設定方法如下：
　　品牌.系列
　　在燈具流通企業中，“安耐娜”為一燈具產品品牌，如該品牌下設系列，則可作為二級貨品類別。

8、貨品資料

　　“貨品資料”可記錄企業庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價格信息、所屬貨品類別等有關信息。
（1）貨品編碼的設定
　　為更科學、更高效、更合理對企業庫存進行管理，就必須對貨品進行數字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，統一采用如下的編碼制定方法：
　　 品牌代碼.系列代碼.順序號
　　在實際應用中，我們在制訂貨品編碼前，可先對品牌、系列進行編碼制訂，制定該編碼后，再將該編碼用EXCEL的方式保存或打印出來，這樣，將有助于日后企業對貨品編碼的制訂。
　　考慮到當前企業的應用需要及日后的發展，我們統一把貨品編碼的長度定義為8-10位，在“品牌代碼.系列代碼.順序號”這種編碼方式下，頭一組合為品牌的漢語拼單的縮寫，緊接的一組為該品牌下的系列的漢語拼音的縮寫，最后一組為該系列的順序號。
　　比如，制定貨品“MX-204235”的編碼時，我們首先分析，該貨品為“安耐娜”品牌的一個貨品，“安耐娜”的漢語拼音簡稱為“ANN”，“0015”為該品牌的一個順序號，參照“品牌代碼.系列代碼.順序號”的編碼方式后，我們就可將該貨品的編碼制定為“ANN-0001”。

（2）成本核算方法
　　根據國家稅法的要求及燈具產品存貯的特點，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反映當前企業的實際庫存成本。

（3）其他設置
　　為加快制單人員錄入單據的速度，企業還可設置“貨品條碼”及“助記碼”。

9、貨品價格信息

　　在設置“賬套選項”時，我們設置了“按參考價”這種價格跟蹤方式。參考價包括參考進價及參考售價兩個價格，我們可將以上的參考價于“設置貨品價格”依次進行輸入。

10、會計科目

　　設置“會計科目”時，企業可參照原來企業的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統中。

11、存貨類型

　　存貨類型設置的好壞，關系到整個進銷存系統與賬務系統的鏈接，因此，存貨類型必須設置正確。為了簡化日常的工作，結合化工行業使用的特點，“存貨類型”均使用系統默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”下不設明細會計科目，這樣，當企業新增貨品時，該貨品對應的“存貨類型”統一選擇“庫存商品核算”。

12、收付款賬戶

　　經我們研究，作為流通型企業，每天的業務往來非常多，比如現金的收支、賬戶資金的劃轉，為了方便統計企業資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設置工作，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設立了“招商銀行”、“工商銀行”、“建設銀行”等會計科目，因此，為了區分企業銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設“招商銀行”、“工商銀行”、“建設銀行”等銀行存款賬戶。

13、收支類別

　　除采購、銷售業務外，企業在經營過程中，還會產生一些經營費用，如何控制、如何管理企業日常的開支，成為企業開源節流的關鍵。
　　為了更科學地對企業的收入費用進行管理，通過設置“收支類別”即可實現，在以往，企業的日常開支、營業外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復性工作影響了企業運營的效率。
　　收支類別的設置，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設立了“水費”及“電費”等會計科目，為有效地對企業的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設置類似于“管理費用—水費”、“管理費用—電費”等類別。

四、權限設置與控制

　　企業管理系統不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業內部各個職能部門共同協調運用和執行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統的權限進行設置。
　　在權限設定前，企業必須統計操作本系統的使用部門及各部門的操作人員名單，比如，本例子中，使用本系統的部門及人員如下：
　　銷售部：張英、謝小艷
　　采購部：崔茜
　　財務及倉管：李家茹
　　財務助理：洗文麗
　　了解使用部門及使用人員后，我們權限設定時，可以使用如下的授權策略：
　　操作員—>組—>授權
　　比如，張英與謝小艷為銷售部員工，在企業的應用中，根據該員工的工作性質，他們只能填制銷售類單據及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權限”時，企業可把銷售部看成是一個“銷售部”，然后再對該“銷售部”進行統一的授權（即授予該“組”具有相應的銷售權限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執行、打印、打印定制的權限），通過權限的分配后，張英及謝小艷就自動繼承了“銷售部”的所有權限。通過這樣的授權方法，就可以大大地減少授權工作量，也簡化了授權的操作。

五、部門業務流程

1、采購部門

　　采購部門主要處理企業采購貨品時所填制的采購類單據。

（1）采購訂單
　　采購訂單為企業向供應商訂購商品的一種意圖、意向的商業行為。
　　當企業與供應商簽訂相應的采購訂貨單時，采購部跟單員（崔茜）必須按要求填制采購訂單，在填制采購訂單時，必須注明該訂單的收貨日期，同時，采購部跟單員（崔茜）必須把采購業務員名稱記錄在案，當遇到中止采購訂單執行的業務時，采購部跟單員（崔茜）必須及時找到對應的采購訂單，并將該訂單的狀態設為“中止”標志。

（2）采購入庫業務
　　如企業收到對方訂購的商品，采購部跟單員（崔茜）必須辦理貨品的入庫手續。
　　在實際業務中，辦理入庫手續的類型有估價入庫、采購收貨及現款采購三種。
①現款采購
　　如果企業用現款方式向供應商支付商品貨款，對于這種業務的處理，企業可直接填制“現款采購”。
②采購收貨
　　如企業通過往來核算的方式支付商品的貨款時，企業則須填制“采購收貨”，在填制該業務單據時，采購部跟單員（崔茜）必須在單據中注明“付款期限”等事項，這樣，當逾期企業仍未支付該貨款時，系統即自動將該未付貨款通過“超期應付款”統計出來。
③估價入庫
　　如企業在收貨時，尚未收到對方供應商的發票時，則填制“估價入庫”，若日后企業收到對方的發票時，采購部跟單員（崔茜）可通過“采購收貨”正式辦理該采購業務。
（3）采購付款
　　當企業需要支付對方供就商貨款時，采購部跟單員（崔茜）可根據“采購收貨”來辦理“采購付款”，對于這種業務，該單據的“付款類型”可選擇“應付款”。
當企業支付給對方供應商的預付款或訂金時，則采購部跟單員（崔茜）須如實地將支付的金額通過“預付款”這種付款類型輸入到系統中。
（4）采購退貨
　　在收貨后，如企業發現燈具的質量或品質存在問題時，經雙方協商后，企業可填制“采購退貨”辦理某燈具商品的退貨手續。

2、銷售部門

　　銷售部門主要處理企業銷售貨品時所填制的銷售類單據。因為企業的銷售業務較多，所以安排張英和謝小艷來填制銷售類業務單據。

（1）銷售訂單
　　銷售訂單為往來客戶向企業訂購商品的一種意圖、意向的商業行為。
當企業與客戶簽訂相應的銷售訂單時，張英或謝小艷必須按要求填制“銷售訂單”，在填制銷售訂單時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）必須于單據中注明發貨日期，同時，還須把銷售業務員名稱記錄在案。當企業中止訂單執行時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）及時找到相對應的“銷售訂單”，并將該訂單的標志設為“中止”。

（2）銷售出庫業務
　　在實際業務中，辦理出庫手續的類型有銷售開單、現款銷售及委托代銷三種。
①現款銷售
　　當企業發出商品時，張英或謝小艷必須即時辦理出庫手續，如果對方企業用現款進行支付，則填制“現款銷售”。
②銷售開單
　　如對方企業通過往來核算的方式支付商品貨款時，企業則須填制“銷售開單”，在填制該業務單據時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）必須在單據中注明“收款期限”等事項，這樣，當逾期企業仍未收取該貨款時，系統即自動將該未收貨款通過“超期應收款”統計出來。
③委托代銷
　　為了加速存貨流轉，降低資金占用，減少倉庫存儲費用，企業可將商品先發往客戶，委托對方客戶代銷，待商品銷售后，再與其進行代銷結算。在這種新型的銷售方式的處理上，銷售部跟單員（張英或謝小艷）可借助“委托代銷”及“代銷結算”這兩個銷售管理模塊。
　　當企業發出商品給客戶委托其代銷時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）需如實地填制“委托代銷”，若日后客戶將已代銷商品的代銷貨款與企業進行結算，跟單員可通過“代銷結算”辦理這種結算業務。

（3）銷售收款
　　當企業收到客戶的押金時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）須把該押金通過“銷售收款”錄入到系統中。
當企業收取客戶的貨款時，銷售部跟單員（張英或謝小艷）可根據“銷售開單”來辦理“銷售收款”，對于這種業務，該單據的“收款類型”必須選擇“應收款”。

（4）銷售退貨
　　當對方發現企業銷售商品質量存在問題，經雙方協商一致后，銷售部跟單員（張英或謝小艷）可填制“銷售退貨”來辦理該商品的退貨手續。

3、倉管部門

　　倉管主要管理在庫燈具商品的保管、存貯，驗收，倉管業務統一由李家茹負責，每月的月未，李家茹須對企業的庫存進行盤點，然后把各倉庫的燈具產品的當前庫存數量通過EXCEL保存起來，然后把該文件交由上級統計。

4、財務部門

　　企業日常的費用開支、其他收入、固定資產的購進、減少、工資的錄入工作等業務，均交由財務主管（洗文麗）處理。
月未時，洗文麗須把李家茹交由的盤點表，逐一與賬面庫存進行核對，如果出現賬面庫存與實際庫存數量不一致時，洗文麗須按實際情況填制盤點單。
　　采購部門、銷售部門填制業務單據后，系統將按業務的性質生成一張與之相關的記賬憑證，系統管理員，即財務主管，必須對這些記賬憑證進行審核，在實際工作中，財務主管可通過憑證查找功能，然后把未審核的記賬憑證過濾出來，然后從這樣記賬憑證中調閱出相應的業務單據，如果符合標準，則對憑證進行審核，如果發現業務單據填制有誤，這時，財務主管必須找到相關的制單人員進行核對。
　　此外，財務主管還須對企業的進銷存業務進行監督管理，比如，通過毛利匯總表、賬面庫存匯總表、賬面庫存明細表等報表了解當前企業的經營狀況，月未，財務主管須對進銷存業務進行期未結賬，進銷存業務結賬后，財務主管還需對本月的會計業務逐一審核，審核無誤后，再生成資產負債表、利潤表、現金流量表等報表。

六、推薦使用企業

（1）燈飾用品企業
（2）百貨用品商品
（3）工藝品流通企業

*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。 ;