汽車用品行業

操 作 說 明
――汽車用品行業演示賬套
基本信息：速達3000pro V8.5，管理員密碼為空。適用汽車用品行業。

一、建帳設置說明

1. 賬套代號：　sample1
2. 企業名稱：　汽車用品行業演示賬套
3. 所屬行業：　商品流通企業
4. 納稅性質：　一般納稅人
5. 是否小企業會計制度：否
6. 是否結合使用　進銷存與帳務結合使用
7. 會計科目長度結構：　4-4-3-2-2-2
8. 憑證字：　　收、付、轉
9. 賬套啟用日期：　　2006-1-1

　　注解：
　　 說明3，本賬套主要用于汽車用品的進銷存業務演示，故選擇“商品流通企業”；
　　 說明6，為突出“進銷存與財務一體化”的特色，此處設置為結合使用；
　　 說明7，二級會計科目的長度與賬套所能允許的往來單位數量密切相關，目前估計有少于10000個的客戶或者供應商數量，故設置為4位，即最多可以錄入9999個供應商或者客戶資料；
　　 說明9，以年度的第一個月份作為賬套的啟用月份，較具代表性，對接下來的統計工作也更直觀，所以設置為2006-1-1。
　　以上設置，在建賬完成后，都不允許更改。故，在設置時需慎重考慮。

二、賬套初始化設置說明

1、往來單位編碼設置說明：G01002，K01002
　　 字母G、K分別代表供應商和客戶，數字前兩位01代表地區，后三位002代表該地區的供應商或客戶順序號。

2、貨品編碼設置說明：01030002，A0001
　　 常規貨品的編碼為01030002，前兩位01代表該貨品所屬一級類別，3～4位03代表該貨品所屬二級類別，最后四位代表該二級類別中的貨品順序號；
　　 特殊用途商品（如禮包、虛擬貨品）的編碼為A0001，字母A代表貨品的用途分類，后四位數字代表該類別中的貨品順序號。

初始化的其他需要注意的事項：
1、基礎資料的excel導入：
　　 通過整理成excel電子表格的形式，可以將貨品資料和往來單位資料導入到賬套中，減少繁瑣的手工輸入過程。同時應該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導出一份表格以參考格式，excel表中單元格的內容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現。

2、貨品資料中相關信息的說明：
　　 貨品資料的相關信息，如存貨類型、貨品屬性、成本核算方法、加權價都必須在初始化狀態時定義好。啟用帳套后，上述信息都不允許修改或補充。

3、期初往來款的錄入：
　　 建帳時有期初往來款的，需要在初始化時在客戶資料或供應商資料中的“實際欠款”中錄入，其中，預收和預付應以負數錄入。期初往來款在賬套啟用之后將不允許更改或補充。

4、期初庫存的錄入：
　　 期初的庫存必須在初始化貨品庫存中錄入，期初有委托代銷業務的必須在委托代銷初始化中錄入，期初有估價入庫業務的也必須在估價入庫初始化中錄入。以上三項在賬套啟用后將不允許修改或補充。

5、現金銀行開賬余額的錄入：
　　 現金銀行賬戶的期初余額必須在初始化時錄入，賬套啟用后不允許修改或補充。

6、帳務初始化的數據錄入：
　　 帳務數據初始化時，“本年年初”一欄不需要填寫，當填寫“期初余額”和“本年累計”之后，系統會自動計算出本年年初數。

特別注意：當初始化完成，準備啟用賬套之前，建議先對初始化狀態的賬套做一次備份，方便日后萬一發現初始化數據有誤時恢復數據進行更改，再重新啟用賬套。從而免去重新建帳的重復工作。

三、業務處理流程操作說明
1、采購管理

1. 采購訂單只是一種對采購意向做記錄的單據，單據在保存后，不會對任何數據產生影響。如果訂單不需要執行，可以使用“中止執行”的功能使單據作廢；
2. 估價入庫用于發生“貨已到、發票未到”的業務時對未知采購單價的貨品辦理暫時入庫的手續；當收到發票，只需開具采購收貨單，引用相應的估價入庫單進行保存，系統會自動生成對應的紅字估價單沖回原有估價單，并做相應的會計處理；
3. 采購收貨單用于對貨品辦理入庫手續，視情況可以引用采購訂單或估價入庫單進行編制，也可以直接開具；
4. 采購付款是指對采購所發生的貨款進行支付。做應付款或預付沖應付時需引用對應的采購收貨單，也可以直接做預付款或應付轉預付。如果退回預付款，可直接做預付款的紅字單據。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應付款大于貨款，可使用應付轉預付將紅字應付轉為預付款；
5. 采購退貨用于對采購的貨品進行退貨的處理。正常情況下建議退貨時引用對應的采購收貨單或現款采購單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現款”，反之則使用“沖抵往來”。
6. 現款采購用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業務進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。

2、銷售管理

1. 銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨、現款銷售等單據與采購模塊中相應單據的操作類似，不做重復解釋；
2. 委托代銷用于將商品委托其他客戶進行銷售的業務處理，代銷結算是指對委托代銷的商品與受托客戶進行結算。如果發生代銷商品的退貨業務，未結算的商品直接在委托代銷單中選擇“委托退貨”的單據類型進行編制；如果商品已結算，則需要開具銷售退貨單并引用對應的代銷結算單；
3. 特別提醒：為了保證成本計算的準確性，一般不建議使用負庫存銷售的方式。

3、倉庫管理

1. 對于汽車用品行業這種商品流通型企業而言，在日常業務中不存在生產過程，所以領料單、退料單、產品進倉單這三種單據一般不進行編制。當然，如果有領用辦公用品等特殊的行政領料業務發生時，可以使用領料單進行編制；另外需要注意的是，產品進倉單指的是產成品的驗收入庫，并不是對采購回來的貨品進行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產品進倉單；
2. 倉庫調撥單指的是對不同倉庫之間的貨品進行調撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價調撥，換而言之，調撥單中的貨品單價不允許修改；
3. 庫存變動單用來處理庫存商品的臨時變動業務，如汽車用品行業可能用到的貨品樣品領用。開具庫存變動單之后，賬面的庫存數量不會改變，這一業務只會在實際庫存報表中反應；
4. 組裝與拆卸用于對可進行由若干獨立貨品合并成另一種獨立貨品，或者一獨立貨品分解成若干獨立貨品的業務處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設置組成元素資料；
5. 庫存盤點用于對賬面庫存與實際的庫存之間的一致性進行盤點調整，或對經營過程中商品的溢、損進行處理。其中，藍字表示盤盈，紅字表示盤虧；
6. 存貨調價用于調整庫存商品的成本價。需要特別注意的是，存貨調價必須遵循會計的謹慎性原則和可變現凈值孰低法原則，在企業持續經營中因歷史成本與市面價值出現偏差的情況時才進行成本價的調整。所以，不允許使用存貨調價單對由于操作失誤或者計算中出現的錯誤進行修正；

4、現金銀行

1. 本模塊主要用于處理企業日常經營活動中，對日常費用開支、其他業務款項和現金銀行中各賬戶相互轉賬等業務的處理。費用開支和其他收入可以用來處理在采購和銷售模塊中無法進行相應處理的其他收付款業務。

5、帳務管理

1. 進銷存和現金銀行中發生的業務，都將自動生成憑證。有需要的話，也可以在憑證錄入中手工編制記賬憑證。當然，為了進銷存系統的數據與帳務系統的數據保持一致，建議所有的業務處理都在進銷存系統中進行錄入，由系統生成對應的機制憑證。
   

1. 固定資產增加、減少，工作量法進行計提折舊的固定資產的工作量錄入，都通過本模塊進行處理；
2. 會計期間本期增加的固定資產本期不計提折舊，下期開始計提折舊；本期減少的固定資產本期照提折舊，下期停止計提折舊。

7、工資管理

1. 員工的基本工資必須先在員工資料中錄入，基本工資將作為固定數據參與工資計算；
2. 計算工資前，需要先設置工資的項目和項目之間的計算公式。公式必須填寫完整，并檢測通過才能正常進行計算；
3. 支付工資后，還需要設置相關的工資分配科目，才可以進行工資費用分配；
4. 由于汽車用品行業不進行計件工資處理，本帳套對此模塊不做解釋。

四、月末處理操作流程說明
　　 作為進銷存和帳務結合使用的帳套，進行月末處理的流程是：先進行進銷存期末結賬，再進行帳務期末結賬。反之，先進行帳務期末結賬則會提示“當前會計期間不能大于當前進銷存期間，請先進行進銷存期末結賬”。
1、進銷存期末處理

1. 進銷存期末結賬之前，必須先對庫存商品進行成本計算；重算庫存成本是指對本期的所有庫存商品都進行成本的重算操作。為保證庫存成本能及時、準確的反應，建議日常操作中也定期進行重算庫存成本的操作。
2. 進銷存結賬的界面上，有數據重整的按鈕，是對本期所有發生的數據都進行重新計算、整理，建議點擊該按鈕進行數據重整；
3. 如果由于小數點位數累加造成的一、兩分錢偏差，或者成本異常變動而造成庫存商品數量為零而仍然有金額的情況，可在結賬過程中彈出的“庫存金額調整”窗口中進行調整。

2、帳務系統期末處理

1. 首先需要對固定資產進行計提折舊；
2. 對憑證進行審核、登帳，損益類科目有發生額的需要進行結轉損益，有外幣核算業務還需要進行期末調匯。如果有某一項工作沒有進行，在做期末結賬時，會有相應的提示，根據提示再行檢查即可；
3. 資產負債表隨時都可以查看，利潤表必須在帳務結賬后才能查看，現金流量表需要先設置核算現金流量科目、再手工進行現金流量分配才能生成。

五、操作員定義和授權操作說明

1. 帳套至少必須有一個系統管理員，管理員擁有全部的權限；
2. 授權時，可直接給指定的操作員授予權限；也可以通過設置一個組的權限，該組的操作員將自動繼承組的所有權限；
3. 對操作員所在的組，可以交叉指定。即一個操作員可以同時隸屬于不同組別，同時擁有所在的全部組的所有權限。

六、日常維護操作說明

　　為避免由于意外事故造成電子數據被破壞所導致的損失，強烈建議定期做好備份工作。備份是指將當前的數據狀態，壓縮成速達軟件所特有的備份文件，為了保證數據的完整性和安全性，該文件采用了速達軟件獨特的算法進行壓縮處理，只有通過軟件的恢復功能恢復到軟件中才能進行使用，而不能使用其他外部工具打開。備份時，先停止服務器，點擊帳套維護，選取帳套點擊備份按鈕，再選好路徑即可；恢復時，同樣停止服務器，在帳套維護中點擊恢復按鈕，選取相應的備份文件即可。

• 新版軟件使用的后臺數據庫為MS SQL Server 2000，所以帳套的數據文件不建議直接拷貝出來做維護工作。如確實需要用到引入數據文件的功能，前提是數據文件是進行過正常的分離操作，并且可以正常附加到數據庫的才能成功引入。如果不能引入，可以聯系速達軟件公司的技術支持人員嘗試對數據進行修復。
• 帳套持續使用一段時間后，由于數據量持續累增加大，可能會造成帳套運行速度降低。這時可以用軟件中的初始數據導入功能，將帳套的基礎資料和期末余額轉到一個新的帳套，在新的帳套中繼續進行工作。做初始數據導入之前，必須先把帳套進行結賬，并且不能再錄入下一期的數據。
• 在帳套使用過程中，日志文件也會不斷累增，可以使用收縮帳套的功能，對帳套日志進行清空，節省占用空間，提高運行速度；
• 對不需要的帳套，可以進行刪除。刪除時可選擇放入帳套回收站或者徹底刪除，放入帳套回收站只是邏輯上的刪除，指將帳套從帳套列表中刪除，日后需要時還可以恢復進行操作；徹底刪除則是把帳套從硬盤上做完全的物理刪除，無法再進行恢復。
• 當速達軟件公司退出本產品的升級補丁時，可通過登錄官方網站下載合適的升級補丁進行安裝升級。每次升級到新版本之后，都需要進行帳套修復。

*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。 ;