文具行業

操 作 說 明
――文具用品行業演示賬套

　　基本信息：速達3000pro V8.5，管理員密碼為空。適用文具用品行業。
　　文具行業是中國輕工產業發展最迅速、最完善的一個行業。中國文具市場容量已突破人民幣1000億元，近年來的文具市場發展步伐均在10%以上，隨著國內經濟的發展，集團購買力的提高，將更加加速文具行業的發展。
　　我國現有中小學生約1.9億人，大中學生約4000萬人，成人在校生約500萬人，企事業單位領導約3400萬人。社會的發展要求進一步增強國民的文化教育素質，教育投資大幅增加，文具行業有著十分廣闊的消費市場。如果把文具行業的發展分為初級階段、競爭階段、成熟階段的話，目前文具行業已進入了后競爭階段，也就是逐步步入品牌化時代，文具行業的競爭方式由單一的價格競爭轉向服務、管理、購物環境等多方位的品牌化競爭。面對品種繁多的文具用品，消費者可選擇的余地也越來越多，國外競爭對手的涌入，將使得整個市場的競爭壓力不斷加強，未來的競爭也將更加殘酷。
　　在這樣的社會競爭和壓力下，作為一個企業的領導者是否能針對市場的行情及公司的情況做出最合適的決策，已經直接影響的一個企業能否正常發展乃至能否生存。速達3000Pro在集進銷存帳務一體化的基礎上，融入了先進的物流理念，科學的OGHP（O－operator，G－group，H－humanity，P－permission）技術，讓企業能實時的了解公司運轉情況，針對市場情況做出正確的決策。

一、系統平臺

　　為使企業能更好地利用速達3000PRO管理企業的日常業務，更好地促進部門間信息的共享，我們特推薦如下的硬件操作平臺及網絡環境：

1、計算機配置方案

　　作為文具類的批發、零售企業，同一貨品的品牌多，日常的業務量大，數據量也較為龐大，同時，企業須隨時查詢產品的庫存數量及其庫存成本，因此，在配置服務時，我們必須考慮服務器必須具備安全性、穩定性、快速性等困素，基于以上的原因，我們建議系統的服務器的配置相對較高，如有條件的企業，服務器可使用帶SCSI硬盤、INTEL XEON處理器這些高端的設備作為服務器。
　　對于操作系統的選擇，由于系統的網絡平臺為一個對等的網絡，為考慮到綜合性能的使用，服務器的配置建議采用MICEOSOFT　WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本，其他的客戶機建議在MICEOSOFT　WINDOWS2000 PROFESSIONAL平臺下使用。

2、網絡拓樸架構

　　在架構企業網絡架構時，我們既要考慮到當前使用的實際應用，也須考慮到將來企業的發展需求，為使企業能在一個高效的環境下應用系統，我們提議企業采用如下的網絡拓樸架構：

二、建帳設置說明
1、賬套代號：　　文具行業
2、企業名稱：　　文具
3、所屬行業：　　商品流通企業
4、納稅性質：　　一般納稅人
5、是否小企業會計制度：　否
6、是否結合使用：　　　　進銷存與帳務結合使用
7、會計科目長度結構：　　　　4-4-3-2-2-2
8、憑證字：　　　　記
9、賬套啟用日期：　　　　2006-1-1
10、倉庫庫存選項：　　　　禁止負庫存出庫及期未負庫存結賬
11、價格跟蹤方式：　　　　以參考價
　　注解：
　　說明3，本賬套主要用于文具用品的進銷存業務演示，故選擇“商品流通企業”；
　　說明6，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統與賬務系統結合使用；
　　說明7，對科目級長的管理，我們實際六級管理制，二級會計科目的長度與賬套所能允許的往來單位數量密切相關，目前估計有少于10000個的客戶或者供應商數量，故設置為4位，即最多可以錄入9999個供應商或者客戶資料；
　　說明9，以年度的第一個月份作為賬套的啟用月份，較具代表性，對接下來的統計工作也更直觀，所以設置為2006-1-1。
　　說明10，為了便于成本的核算、為方便月未企業部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設定上，我們建議禁止負庫存出庫的業務，同時禁止企業期未負庫存結賬。負庫存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業決策層了解到當前企業的庫存成本，掌握當前企業的經營信息，我們避免采用負庫存設置選項。
　　說明11，采用以參考價跟蹤方式，企業只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當日后企業填制采購類或銷售類單據時，系統即提供某文具最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業對價格的調控力度。

特別注意：在建帳的設置中，帳套代號，所屬行業，納稅性質，是否小企業會計制度，進銷存與帳務是否結合使用，會計科目長度結構，憑證字及賬套啟用日期，在建賬完成后都不允許更改

三、基礎資料設置

1、地區資料

　　考慮到文具的流通性，為統計企業各地區的銷售狀況，我們對地區資料實行三級管理，即“省—市—區”的管理制度，這樣，既保證了企業當前銷售政策的執行，也便于企業管理者對各地區銷售的統計。

2、往來單位

　　（1）客戶資料：可記錄企業往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業營銷工作的開展。客戶的英文是Client，我們用“C”＋“－”＋“流水號”來編制客戶的編碼，比如，萬家文具有限公司，我們可將其編碼設為C－0001。
　　（2）供應商資料：可記錄企業供貨商的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息。供應商的英文是Supplier，類似于客戶的編碼規則，可以用“S”＋“－”＋“流水號”來編制編碼。
　　如果客戶/供應商資料比較多的話，可以將客戶/供應商資料在excel里分別制成表格成批的導入，同時應該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導出一份表格以參考格式，excel表中單元格的內容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現。
　　建帳時有期初往來款的，需要在初始化時在客戶資料或供應商資料中的“實際欠款”中錄入，其中，預收和預付應以負數錄入。期初往來款在賬套啟用之后將不允許更改或補充。

3、倉庫資料

　　由于文具的種類、品牌繁多，為了直觀的了解庫存情況，便于倉庫管理，我們對倉庫的設置有兩種方法：a、通過倉庫將文具進行分類，例如，辦公文具倉庫，電子產品倉庫，美術用品倉庫，學生用品倉庫。b、通過倉庫將各個地區的庫存區分。

4、貨品資料

　　針對倉庫資料a方法的設置，我們以“貨品類別的前兩個拼音縮寫”＋“－”＋“流水號”來設置貨品編碼；針對倉庫資料b方法的設置，我們以“地區的拼音縮寫”＋“－”＋“流水號”來設置貨品編碼。
　　根據國家稅法的要求及文具用品存貯的特點，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反影當前企業的實際庫存成本。
　　如果貨品資料比較多的話，可以將貨品資料在excel里制成表格成批的導入，同時應該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導出一份表格以參考格式，excel表中單元格的內容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現。
　　貨品資料的相關信息，如存貨類型、貨品屬性、成本核算方法、加權價都必須在初始化狀態時定義好。啟用帳套后，上述信息都不允許修改或補充。

5、存貨類型

　　存貨類型設置的好壞，關系到整個進銷存系統與賬務系統的鏈接，因此，存貨類型必須設置正確。為了簡化日常的工作，結合化工行業使用的特點，“存貨類型”均使用系統默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”下不設明細會計科目，這樣，當企業新增貨品時，該貨品對應的“存貨類型”統一選擇“庫存商品核算”。

6、期初庫存的錄入：

　　期初的庫存必須在初始化貨品庫存中錄入，期初有委托代銷業務的必須在委托代銷初始化中錄入，期初有估價入庫業務的也必須在估價入庫初始化中錄入。以上三項在賬套啟用后將不允許修改或補充。

7、會計科目

　　設置“會計科目”時，企業可參照原來企業的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統中。

8、收付款賬戶

　　經我們研究，作為流通型企業，每天的業務往來非常多，比如現金的收支、賬戶資金的劃轉，為了方便統計企業資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設置工作，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設立了“招商銀行”及“中國銀行”兩個會計科目，因此，為了區分企業銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設“招商銀行”及“中國銀行”兩個銀行存款賬戶。
現金銀行賬戶的期初余額必須在初始化時錄入，賬套啟用后不允許修改或補充。

9、收支類別

　　除采購、銷售業務外，企業在經營過程中，還會產生一些經營費用，如何控制、如何管理企業日常的開支，成為企業開源節流的關鍵。
　　為了更科學地對企業的收入費用進行管理，通過設置“收支類別”即可實現，在以往，企業的日常開支、營業外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復性工作影響了企業運營的效率。
　　收支類別的設置，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設立了“差旅費”及“招待費”等會計科目，為有效地對企業的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設置類似于“管理費用－差旅費”、“管理費用—招待費”等類別。

10、帳務初始化的數據錄入：

　　帳務數據初始化時，“本年年初”一欄不需要填寫，當填寫“期初余額”和“本年累計”之后，系統會自動計算出本年年初數。

11、權限的控制

　　企業管理系統不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業內部各個職能部門共同協調運用和執行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統的權限進行設置。考慮到各企業德實際情況各有不同，本軟件提供了人性化的授權策略——OGHP策略。
　　在權限設定前，企業必須統計操作本系統的使用部門及各部門的操作人員名單，比如，本例子中，使用本系統的部門及人員如下：
　　行政部：林浩德
　　財務部：林謹
　　銷售部：朱槿、陳建平
　　采購部：湯秀春、余建國
　　了解使用部門及使用人員后，我們權限設定時，可以使用如下的授權策略：
　　操作員—>組—>授權
　　比如，朱槿與陳建平為銷售部員工，在企業的應用中，根據該員工的工作性質，他們只能填制銷售類單據及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權限”時，企業可把銷售部看成是一個“銷售組”，然后再對該“銷售組”進行統一的授權（即授予該“組”具有相應的銷售權限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執行、打印、打印定制的權限），通過權限的分配后，許亮及劉勁就自動繼承了“銷售組”的所有權限。通過這樣的授權方法，就可以大大地減少授權工作量，也簡化了授權的操作。
　　當然，對于一些個別的人員的個別權限的設置，可以直接的單獨對該人員進行授權，完全不影響其它人員的權限。

四、業務處理流程操作說明

1、采購部門

　　采購部門主要處理企業采購貨品時所填制的采購類單據，單據由采購部門的員工負責，針對采購部員工的授權可以只授權采購模塊，當然同個部門里還可以對每個模塊進行細分，使分工進行得更細。
　　考慮到文具行業的業務流程的多樣性，針對采購管理，我們提供了靈活多變的采購管理流程。當企業與供應商簽訂相應的采購訂貨單時，在軟件里制作相應的采購訂單，采購訂單　　只是一種對采購意向做記錄的單據，單據在保存后，不會對任何數據產生影響。如果訂單不需要執行，可以使用“中止執行”的功能使單據作廢；當然，在日常業務中時常會發生“貨已到、發票未到”的情況，對未知采購單價的貨品通過軟件制作估價入庫單據辦理暫時入庫的手續；當收到發票，只需開具采購收貨單，引用相應的估價入庫單進行保存，系統會自動生成對應的紅字估價單沖回原有估價單，并做相應的會計處理；采購收貨單是用于對貨品辦理入庫手續，視情況可以引用采購訂單或估價入庫單進行編制，也可以直接開具；采購付款是指對采購所發生的貨款進行支付。做應付款或預付沖應付時需引用對應的采購收貨單，也可以直接做預付款或應付轉預付。如果退回預付款，可直接做預付款的紅字單據。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應付款大于貨款，可使用應付轉預付將紅字應付轉為預付款；對于退貨業務可通過采購退貨來實現，正常情況下建議退貨時引用對應的采購收貨單或現款采購單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現款”，反之則使用“沖抵往來”。多變的采購業務提供現款采購，用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業務進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。

2、銷售部門

　　銷售部門主要處理企業銷售貨品時所填制的銷售類單據，銷售部門的各個業務員必須被授權才可以進行開單，由于銷售是一個涉及金錢的比較敏感的業務，考慮到保密的情況，軟件提供了操作員只能開出或看到自己的倉庫的設置以及業務員只能看到自己的銷售業績報表。銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨、現款銷售：等單據與采購模塊中相應單據的操作類似，不做重復解釋；委托代銷：用于將商品委托其他客戶進行銷售的業務處理，代銷結算是指對委托代銷的商品與受托客戶進行結算。如果發生代銷商品的退貨業務，未結算的商品直接在委托代銷單中選擇“委托退貨”的單據類型進行編制；如果商品已結算，則需要開具銷售退貨單并引用對應的代銷結算單；

3、倉庫管理

　　對于文具用品行業這種商品流通型企業而言，在日常業務中不存在生產過程，所以領料單、退料單、產品進倉單這三種單據一般不進行編制。當然，如果有領用辦公用品等特殊的行政領料業務發生時，可以使用領料單進行編制；另外需要注意的是，產品進倉單指的是產成品的驗收入庫，并不是對采購回來的貨品進行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產品進倉單；倉庫調撥單：指的是對不同倉庫之間的貨品進行調撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價調撥，換而言之，調撥單中的貨品單價不允許修改；庫存變動單：用來處理庫存商品的臨時變動業務，這一業務只會在實際庫存報表中反應；組裝與拆卸：用于對可進行由若干獨立貨品合并成另一種獨立貨品，或者一獨立貨品分解成若干獨立貨品的業務處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設置組成元素資料，對于文具行業如果有某些文具的套裝需要自行包裝，可通過組裝拆卸來完成；庫存盤點：用于對賬面庫存與實際的庫存之間的一致性進行盤點調整，或對經營過程中商品的溢、損進行處理。其中，藍字表示盤盈，紅字表示盤虧；存貨調價：用于調整庫存商品的成本價。需要特別注意的是，存貨調價必須遵循會計的謹慎性原則和可變現凈值孰低法原則，在企業持續經營中因歷史成本與市面價值出現偏差的情況時才進行成本價的調整。所以，不允許使用存貨調價單對由于操作失誤或者計算中出現的錯誤進行修正；

4、財務部門

　　做為公司的財務部門主要是負責公司財務的業務，在軟件里體現為現金銀行、帳務管理、固定資產、工資管理模塊。除了日常的進銷存業務外，企業肯定會有一些其它的日常經營活動，這些業務由財務部通過現金銀行模塊進行操作；對于公司的固定資產，我們提供了詳細全面的固定資產模塊進行管理，其中要注意會計期間本期增加的固定資產本期不計提折舊，下期開始計提折舊；本期減少的固定資產本期照提折舊，下期停止計提折舊；對于公司的員工工資，我們專門開辟了工資模塊進行科學的計算，其中要注意的是員工的基本工資必須先在員工資料中錄入，基本工資將作為固定數據參與工資計算，計算工資前，需要先設置工資的項目和項目之間的計算公式。公式必須填寫完整，并檢測通過才能正常進行計算；由于我們的帳套是進銷存與帳務結合使用，所以進銷存和現金銀行中發生的業務，都將自動生成憑證，都可以在軟件里的帳務管理模塊查找到，如果企業的財務方面還有其它的憑證需要錄入，軟件也支持對憑證的直接錄入。

五、月末處理操作流程說明

　　作為進銷存和帳務結合使用的帳套，進行月末處理的流程是：先進行進銷存期末結賬，再進行帳務期末結賬。反之，先進行帳務期末結賬則會提示“當前會計期間不能大于當前進銷存期間，請先進行進銷存期末結賬”。

1、進銷存期末處理

a、進銷存期末結賬之前，必須先對庫存商品進行成本計算；重算庫存成本是指對本期的所有庫存商品都進行成本的重算操作。為保證庫存成本能及時、準確的反應，建議日常操作中也定期進行重算庫存成本的操作。
b、進銷存結賬的界面上，有數據重整的按鈕，是對本期所有發生的數據都進行重新計算、整理，建議點擊該按鈕進行數據重整；
c、如果由于小數點位數累加造成的一、兩分錢偏差，或者成本異常變動而造成庫存商品數量為零而仍然有金額的情況，可在結賬過程中彈出的“庫存金額調整”窗口中進行調整。

2、帳務系統期末處理

a、首先需要對固定資產進行計提折舊；
b、對憑證進行審核、登帳，損益類科目有發生額的需要進行結轉損益，有外幣核算業務還需要進行期末調匯。如果有某一項工作沒有進行，在做期末結賬時，會有相應的提示，根據提示再行檢查即可；
c、資產負債表隨時都可以查看，利潤表必須在帳務結賬后才能查看，現金流量表需要先設置核算現金流量科目、再手工進行現金流量分配才能生成。

六、日常維護操作說明

　　企業運用本軟件管理公司，帳套數據就包含了整個企業的所有業務信息資料，從另一個方面也反映了對帳套數據的保護的重要性。速達作為管理軟件的領導產商，對軟件的數據保護有完善的措施，使客戶用得方便，用得放心。
　　速達軟件采用的是實時的數據保存技術，即在操作軟件的同時，軟件都即時的將數據保存到軟件的安裝目錄里。同時，軟件提供了數據備份的保存數據文件功能，這是用戶手工的操作功能，數據備份的功能即是將帳套數據壓縮拷貝出來，與之相對應的功能是恢復功能，即是將壓縮拷貝出來的數據恢復到軟件里，在這里，我們建議用戶是每天都做數據備份。那么，有些客戶會問既然軟件有實時保存的技術為什么還要手工再做一次備份？這是因為作為一個電子產品，它是在計算機這個平臺是運作，甚至數據在網絡上傳輸，大家都知道，計算機是靠電源來運作的，如果日常中突然斷電的情況有可能對計算機造成意外的損壞，也可能對我們軟件里的數據造成損壞，如果是和網絡連接，網絡上的第三方插件或病毒的侵食不僅會對操作系統造成破壞，而且也有可能會破壞軟件里的帳套數據，現實生活中意外情況的時有發生，從用戶數據安全性的角度出發，有必要對帳套做數據備份，這是對企業數據負責的體現，也是我們軟件增值功能的體現。
　　帳套持續使用一段時間后，由于數據量持續累增加大，日志文件也會不斷累增，使運行速度降低，遇到這種情況可以使用收縮帳套的功能，對帳套日志進行清空，節省占用空間，提高帳套運行速度。同時，我們建議用戶是每年年初的時候做初始數據導入，將帳套的基礎資料和期末余額轉到一個新的帳套，在新的帳套中繼續進行工作。做初始數據導入之前，必須先把帳套進行結賬，并且不能再錄入下一期的數據。
　　對不需要的帳套，可以進行刪除。刪除時可選擇放入帳套回收站或者徹底刪除，放入帳套回收站只是邏輯上的刪除，指將帳套從帳套列表中刪除，日后需要時還可以恢復進行操作；徹底刪除則是把帳套從硬盤上做完全的物理刪除，無法再進行恢復。
　　作為速達軟件的正版用戶都通過登錄官方網站免費下載合適的升級補丁進行安裝升級。每次升級到新版本之后，都需要進行帳套修復。

*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。 ;