五金行業

一、行業屬性設定

　　針對五金企業的特點，企業在設置行業屬性時，可參照下面的設置參數：

1、所屬行業及納稅性質

　　所屬行業：商品流通企業
　　納稅性質：一般納稅人
　　上述的兩個設置選項，企業可參考企業的營業執照。

2、進銷存系統與賬務系統結合使用

　　該選項非常重要，直接影響到軟件的業務流程，并且以后無法修改；
　　如果選擇“進銷存系統與賬務系統結合使用”，所有進銷存業務在單據保存后即自動產生憑證；
　　如果選擇“進銷存系統與賬務系統分開使用”，進銷存業務單據不能自動產生憑證，進銷存系統與財務系統完全分開，所有憑證必須手工完成；
　　因為速達3000系列軟件每月憑證最大數量有限制（7.1版本之前每月憑證最大數量9999張；7.1版本開始每月憑證數量增加到999999張），所以必須根據公司實際業務情況來決定，如果公司每月單據數量非常大，同時選擇了結合使用，每張單據生成一張憑證，那么，當憑證數量達到最大數量的時候，該會計期間將無法再保存新的單據或憑證；同時憑證數量很大，導致憑證審核、登帳速度下降；
　　對于一般五金企業來講，我們建議選擇“進銷存系統與賬務系統結合使用”，因為一般五金企業日常業務量繁多，但是配備相關操作人員相對較少，在很多時候，員工都需要“身兼多職”，因此，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統與賬務系統結合使用。

3、科目級長

　　對科目級長的管理，我們實行六級管理制，并采用“4-4-3-3-2-2”這種科目級長設置方式。
　　在“進銷存與財務結合使用”的設置下，軟件會自動在“應收帳款”、“應付帳款”、“預收帳款”、“預付帳款”這幾個往來科目下根據客戶、供應商資料自動添加相應的二級會計科目，所以二級科目長度直接影響客戶供應商的數量；所以企業最好根據一年左右可能會有的最大的客戶、供應商數量來設置二級科目長度。
　　在設置二級長度時，我們遵循“取大優先、預留發展”的原則，建議將二級科目長度設定為4。

4、倉庫庫存選項

　　在倉庫庫存選項的設置中，我們建議用戶使用如下的倉庫庫存設置選項：
　　是否允許零庫存出庫：否
　　是否允許負庫存結賬：否
　　為了便于成本的核算、為方便月未企業各部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設定上，我們建議禁止負庫存出庫的業務，同時禁止企業期未負庫存結賬。
　　負庫存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業決策層了解到當前企業的庫存成本，掌握當前企業的經營信息，我們避免采用負庫存設置選項。

5、價格跟蹤方式

　　在價格跟蹤方式的選擇上，我們建議用戶選擇以“以參考價”這種價格跟蹤方式。
　　采用以參考價跟蹤方式，企業只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當日后企業填制采購類或銷售類單據時，系統即提供某涂料最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業對價格的調控力度。

6、憑證字

　　在“憑證字”類型的選擇上，我們建議用戶選擇“收、付、轉”這種憑證字類型。
　　系統共提供了“記”、“收、付、轉”、“現收、現付、銀收、銀付”、“轉”三種憑證字，在設置該選項時，建議企業根據會計核算的要求來選擇。

7、賬套啟用日期

　　在設置賬套啟用日期時，建議用戶選擇每月的第一天；
　　啟用賬套后，將無法錄入啟用日期之前的業務單據、憑證，因此用戶在確認“賬套啟用日期”時，應確認在此日期前沒有需要錄入系統的業務數據發生。

二、基礎資料及編碼制定規則

1、地區資料

　　建議企業根據地域的劃分，對地區資料實行三級管理，即“片區—省—市”的管理制度，片區包括華區、華南、華東、西南等若干大區，在片面下設省級管理，省級下再設市級管理，便于企業管理者對各地區銷售的統計。

2、部門資料

　　在五金企業中，一般都設有銷售部、財務部、采購部、行政部、倉管等部門，在使用中，我們只須將上述的部門資料依次地錄入到“部門資料”中即可。

3、員工資料

　　“員工資料”記錄了員工的姓名、籍貫、學歷、所屬部門、聯系方式等有關的資料，錄入員工資料后，企業可實行簡單的人事管理，同時也便于對管理者對員工信息的了解。
　　員工資料的編碼方法一般有以下兩種：1）員工順序號；2）部門字母簡稱+本部門員工順序號；企業可根據實際情況選擇；
　　工資計算方法：五金企業的工資發送方式一般采用“月度”工資，只有部門生產員工才需要使用“計件”工資，企業根據員工具體的情況進行選擇；
　　如果某員工為企業的業務員，我們還須選擇“業務員”選項。

4、往來單位資料

　　往來單位資料包括客戶資料和供應商資料。
1）“客戶資料”可記錄企業往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業營銷工作的開展。
　　作為一個流通企業，其往業客戶均來源于全國各地，因此，制定科學的、可行的、實用的客戶編碼就非常重要，經過我們的分析，建議企業采用以下編碼設置方案：
　　“地區名稱首拼” + “順序號” + “_C”
　　在上述的客戶編碼設置方法中，“地區名稱首拼”為某地區的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區客戶的先后順序號, “C”為英文Client，意為客戶。比如，我們可以將“佛山雪林”的客戶編碼設為“FS001_C”，從這個客戶編碼中，我們就可以看出，“FS”為“佛山”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區客戶的順序號，“C”為客戶的簡稱。
2）“供應商資料”可記錄企業往來供應商的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業營銷工作的開展。
　　供應商資料編碼設置可參考客戶資料的編碼設置方案：議企業采用以下編碼設置方案：
　　“地區名稱首拼” + “順序號” + “_V”
　　在上述的供應商編碼設置方法中，“地區名稱首拼”為某地區的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區供應商的先后順序號, “V”為供應商的英文簡稱。比如，我們可以將“北京大成商貿”的供應商編碼設為“BJ001_V”，從這個客戶編碼中，我們就可以看出，“BJ”為“北京”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區客戶的順序號，“V”為客戶的簡稱。
　　正是通過這種編碼設定方法，操作員大大加快了填制業務單據時的檢索效率，同時也方便了企業管理者對往來單位資料的查閱。

5、倉庫資料

　　企業根據自身的實際情況，將企業設置的倉庫資料一一錄入。

7、貨品類別

　　作為一個五金企業，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分門別類地進行管理，設置貨品類別成為了管理貨品的有力手段。
　　在實際工作中，對五金企業的貨品類別實行多級類別管理。即對貨品的類別，統一由銷售部門設定，在設定貨品類別時，必須先考慮到企業日后的實際應用，然后按照五金的品牌進行劃分，再按照某系列所隸屬的品牌依次進行設定。完整的貨品類別設定方法如下：
　　品牌.系列
　　在五金企業中，“安耐娜”為一五金產品品牌，如該品牌下設系列，則可作為二級貨品類別。

8、貨品資料

　　“貨品資料”可記錄企業庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價格信息、所屬貨品類別等有關信息。
（1）貨品編碼的設定
　　 為更科學、更高效、更合理對企業庫存進行管理，就必須對貨品進行數字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，統一采用如下的編碼制定方法：
　　品牌代碼 + 系列代碼 + 順序號
　　在實際應用中，我們在制訂貨品編碼前，可先對品牌、系列進行編碼制訂，制定該編碼后，再將該編碼用EXCEL的方式保存或打印出來，這樣，將有助于日后企業對貨品編碼的制訂。
　　考慮到當前企業的應用需要及日后的發展，我們統一把貨品編碼的長度定義為8-10位，在“品牌代碼.系列代碼.順序號”這種編碼方式下，頭一組合為品牌的漢語拼單的縮寫，緊接的一組為該品牌下的系列的漢語拼音的縮寫，最后一組為該系列的順序號。
　　比如，制定貨品“MX-204235”的編碼時，我們首先分析，該貨品為“安耐娜”品牌的一個貨品，“安耐娜”的漢語拼音簡稱為“ANN”，“0015”為該品牌的一個順序號，參照“品牌代碼.系列代碼.順序號”的編碼方式后，我們就可將該貨品的編碼制定為“ANN-0001”。
（2）成本核算方法
　　根據國家稅法的要求及五金產品存貯的特點，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反映當前企業的實際庫存成本。
（3）其他設置
　　為加快制單人員錄入單據的速度，企業還可設置“貨品條碼”及“助記碼”。

9、貨品價格信息

　　在設置“賬套選項”時，我們設置了“按參考價”這種價格跟蹤方式。參考價包括參考進價及參考售價兩個價格，我們可將以上的參考價于“設置貨品價格”依次進行輸入。

10、會計科目

　　設置“會計科目”時，企業可參照原來企業的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統中。

11、存貨類型

　　存貨類型設置的好壞，關系到整個進銷存系統與賬務系統的鏈接，因此，存貨類型必須設置正確。為了簡化日常的工作，結合化工行業使用的特點，“存貨類型”均使用系統默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”下不設明細會計科目，這樣，當企業新增貨品時，該貨品對應的“存貨類型”統一選擇“庫存商品核算”。

12、收付款賬戶

　　經我們研究，作為流通型企業，每天的業務往來非常多，比如現金的收支、賬戶資金的劃轉，為了方便統計企業資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
　　收付款賬戶的設置工作，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設立了“招商銀行”、“工商銀行”、“建設銀行”等會計科目，因此，為了區分企業銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設“招商銀行”、“工商銀行”、“建設銀行”等銀行存款賬戶。

13、收支類別

　　除采購、銷售業務外，企業在經營過程中，還會產生一些經營費用，如何控制、如何管理企業日常的開支，成為企業開源節流的關鍵。
　　為了更科學地對企業的收入費用進行管理，通過設置“收支類別”即可實現，在以往，企業的日常開支、營業外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復性工作影響了企業運營的效率。
　　收支類別的設置，可于設置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設立了“水費”及“電費”等會計科目，為有效地對企業的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設置類似于“管理費用—水費”、“管理費用—電費”等類別。

三、權限設置與控制

　　企業管理系統不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業內部各個職能部門共同協調運用和執行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統的權限進行設置。
　　在權限設定前，企業必須統計操作本系統的使用部門及各部門的操作人員名單
　　了解使用部門及使用人員后，我們權限設定時，可以使用如下的授權策略：
　　操作員—>組—>授權
　　比如，武艷英與祁飛為銷售部員工，在企業的應用中，根據該員工的工作性質，他們只能填制銷售類單據及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權限”時，企業可把銷售部看成是一個“銷售部”，然后再對該“銷售部”進行統一的授權（即授予該“組”具有相應的銷售權限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執行、打印、打印定制的權限），通過權限的分配后，武艷英與祁飛就自動繼承了“銷售部”的所有權限。通過這樣的授權方法，就可以大大地減少授權工作量，也簡化了授權的操作。

四、部門業務流程

1、采購部門

　　采購部門主要處理企業采購貨品時所填制的采購類單據。
（1）采購訂單
　　采購訂單為企業向供應商訂購商品的一種意圖、意向的商業行為。在速達3000Pro中，采購訂單不是采購業務的必須流程，企業根據實際業務需要決定是否制作采購訂單。
　　當企業與供應商簽訂相應的采購訂貨單時，采購部必須按要求填制采購訂單，在填制采購訂單時，必須注明該訂單的收貨日期，同時，采購部必須把采購業務員名稱記錄在案，當遇到中止采購訂單執行的業務時，采購部必須及時找到對應的采購訂單，并將該訂單的狀態設為“中止”標志。
（2）采購入庫業務
　　如企業收到對方訂購的商品，采購部必須辦理貨品的入庫手續。
　　在實際業務中，辦理入庫手續的類型有估價入庫、采購收貨及現款采購三種。
①現款采購
　　如果企業用現款方式向供應商支付商品貨款，對于這種業務的處理，企業可直接填制“現款采購”。
②采購收貨
　　如企業通過往來核算的方式支付商品的貨款時，企業則須填制“采購收貨”，在填制該業務單據時，采購部必須在單據中注明“付款期限”等事項，這樣，當逾期企業仍未支付該貨款時，系統即自動將該未付貨款通過“超期應付款”統計出來。
③估價入庫
　　如企業在收貨時，尚未收到對方供應商的發票時，則填制“估價入庫”，若日后企業收到對方的發票時，采購部可通過“采購收貨”選擇“估價入庫”單據，將估價入庫單轉為正式的采購收貨單。
（3）采購付款
　　當企業需要支付對方供就商貨款時，采購部可根據“采購收貨”來辦理“采購付款”，對于這種業務，該單據的“付款類型”可選擇“應付款”。
　　當企業支付給對方供應商的預付款或訂金時，則采購部須如實地將支付的金額通過“預付款”這種付款類型輸入到系統中。
（4）采購退貨
　　在收貨后，如企業發現五金的質量或品質存在問題時，經雙方協商后，企業可填制“采購退貨”辦理某五金商品的退貨手續。
　　采購退貨分為無單退貨和對單退貨，建議企業不要使用無單退貨，以保證單據中的應付金額和應付匯總表的數據一致。

2、銷售部門

　　銷售部門主要處理企業銷售貨品時所填制的銷售類單據。因為企業的銷售業務較多，所以安排張英和謝小艷來填制銷售類業務單據。
（1）銷售訂單
　　銷售訂單為往來客戶向企業訂購商品的一種意圖、意向的商業行為。在速達3000Pro中，銷售訂單不是銷售業務的必須流程，企業根據實際業務需要決定是否制作銷售訂單。
　　當企業與客戶簽訂相應的銷售訂單時，銷售部門必須按要求填制“銷售訂單”，在填制銷售訂單時，必須于單據中注明發貨日期，同時，還須把銷售業務員名稱記錄在案。當企業中止訂單執行時，及時找到相對應的“銷售訂單”，并將該訂單的標志設為“中止”。
（2）銷售出庫業務
　　在實際業務中，辦理出庫手續的類型有銷售開單、現款銷售及委托代銷三種。
①現款銷售
　　當企業發出商品時，銷售部門必須即時辦理出庫手續，如果對方企業用現款進行支付，則填制“現款銷售”。
②銷售開單
　　如對方企業通過往來核算的方式支付商品貨款時，銷售部門則須填制“銷售開單”，在填制該業務單據時，必須在單據中注明“收款期限”等事項，這樣，當逾期企業仍未收取該貨款時，系統即自動將該未收貨款通過“超期應收款”統計出來。
③委托代銷
　　為了加速存貨流轉，降低資金占用，減少倉庫存儲費用，企業可將商品先發往代理商，委托代理商代銷商品，待商品銷售后，再與其進行代銷結算。在這種新型的銷售方式的處理上，可借助“委托代銷”及“代銷結算”這兩個銷售管理模塊。
　　當企業發出商品給客戶委托其代銷時，需如實地填制“委托代銷”，若日后客戶將已代銷商品的代銷貨款與企業進行結算，可通過“代銷結算”辦理這種結算業務。
（3）銷售收款
　　當企業收到客戶的預付金額時，銷售部須把該金額通過“預售款”的收款類型錄入到“銷售收款”單中。
　　當企業收取客戶的貨款時，銷售部可根據“銷售開單”來辦理“銷售收款”，對于這種業務，該單據的“收款類型”必須選擇“應收款”。
（4）銷售退貨
　　當對方發現企業銷售商品質量存在問題，經雙方協商一致后，銷售部跟單員（張英或謝小艷）可填制“銷售退貨”來辦理該商品的退貨手續。
銷售退貨也分為無單退貨和對單退貨，建議企業不要使用無單退貨，以保證單據中的應收金額和應收匯總表的數據一致。

3、倉管部門

　　倉庫管理主要包括領料、退料、產品進倉、存貨調價、組裝拆卸、庫存變動、倉庫調撥、庫存盤點；
　　其中領料、退料、產品進倉主要是涉及到一些生產方面，一般流通企業不需要制作此類單據；
　　組裝拆卸，存貨調價，可由企業根據實際業務情況選擇操作；
　　庫存變動主要發生在不同企業間的臨時借調業務，此單據僅影響實際庫存報表，不影響帳面庫存報表；
　　倉庫調撥則由倉管人員根據實際情況制作單據；
　　月末，倉管人員須對企業庫存進行盤點，根據實盤數量和軟件中的賬面數量制作庫存盤點單；

4、財務部門

　　企業日常的費用開支、其他收入、固定資產的購進、減少、工資的錄入工作等業務，均交由財務部門員工處理。
　　月未時，洗文麗須把李家茹交由的盤點表，逐一與賬面庫存進行核對，如果出現賬面庫存與實際庫存數量不一致時，洗文麗須按實際情況填制盤點單。
　　采購部門、銷售部門填制業務單據后，系統將按業務的性質生成一張與之相關的記賬憑證，系統管理員，即財務主管，必須對這些記賬憑證進行審核，在實際工作中，財務主管可通過憑證查找功能，然后把未審核的記賬憑證過濾出來，然后從這樣記賬憑證中調閱出相應的業務單據，如果符合標準，則對憑證進行審核，如果發現業務單據填制有誤，這時，財務主管必須找到相關的制單人員進行核對。
　　此外，財務主管還須對企業的進銷存業務進行監督管理，比如，通過毛利匯總表、賬面庫存匯總表、賬面庫存明細表等報表了解當前企業的經營狀況，月未，財務主管須對進銷存業務進行期未結賬，進銷存業務結賬后，財務主管還需對本月的會計業務逐一審核，審核無誤后，再生成資產負債表、利潤表、現金流量表等報表。

五、推薦使用企業

　　五金企業

*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。 ;