醫藥流通行業

醫藥流通行業解決方案:

一、概述:

　　醫藥商品作為一種較為特殊的商品，其在生產、經營和銷售的全過程中，存在內在或外來因素作用的影響，隨時都有可能發生質量問題，因此，必須在這些環節上采取嚴格措施，才能從根本上保證醫藥商品質量。為此，許多國家制定了一系列法規來保證藥品質量。我國政府為提高整個醫藥企業的綜合競爭力，促進醫藥企業加強對其藥品質量的管理，保障人民生活的健康，于1999年初，對整個醫藥行業實行GSP（Good supply Practic的縮寫）達標為標志，對控制醫藥商品流通環節所有可能發生質量事故的因素起了一定的作用。
　　本醫藥管理軟件，采用個別指定法來核算存貨，在采購、銷售、存儲全過程通過生產批號、保質期等核算項目來管理存貨的收發存，使用戶對商品質量狀況了如指掌，有效期控制、預警，貨品可進行個別計價法核算，可按批號發貨，可按批次對藥品流轉進行跟蹤回溯適用于需要嚴格控制產品保質期的各類中小型企業。為使企業的資金供應鏈及銷售終端有機地結合，速達軟件管理通過對客戶的往來，有效地監控并跟蹤應收款。

二．解決方案特點：（結合軟件一起使用）

１．代號：計算機管理賬套是按照文件的方式進行管理的，因此每個賬套必須有一個文件名，在這里我們稱之為賬套代號。該代號為十個字節長度，可由字母、數據或漢字組成；帳套文件就是以帳套代碼為名稱的數據庫文件；本醫藥例子帳帳套代號: sample醫藥
　　1、企業名稱：在企業名稱編輯框中輸入公司的全名；企業名稱將顯示于單據與報表的顯著位置；本醫藥例子帳帳套企業名稱為:醫藥
　　2、所屬行業：軟件提供了“商品流通企業”、“工業企業”、“外商投資商業企業”、“外商投資工業企業”等十三個行業供選擇，這個選項是必須選擇的，用戶可根據自己公司的實際情況來決定，以后不能修改。本醫藥例子帳帳套選擇商品流通企業
　　3、納稅性質：按照稅法的有關規定，速達軟件將納稅人分為“一般納稅人”和　“小規模納稅人”， 用戶可以根據企業的實際情況進行選擇。如果選擇了小規模納稅人，則在進銷存業務中無法開具增值稅發票類型的單據，有關稅務問題需要手工通過會計憑證調整；如果選擇了一般納稅人，則在進銷存業務中的可以開具增值稅發票類型單據；
　　4、行業默認屬性：提供了三個選項，并根據所選擇的行業不同而有所區別，而且默認的選項不可以修改：
　　5、是否結合使用：該選項非常重要，直接影響到軟件的業務流程，并且以后無法修改；　　?
如果選擇“進銷存系統與賬務系統結合使用”，所有進銷存業務在單據保存后即
自動產生憑證；
　　如果選擇“進銷存系統與賬務系統分開使用”，進銷存業務單據不能自動產生憑證，進銷存系統與財務系統完全分開，所有憑證必須手工完成；
　　因為速達3000系列軟件每月憑證最大數量有限制（7.1版本之前每月憑證最大數量9999張；7.1版本開始每月憑證數量增加到999999張），所以必須根據公司實際業務情況來決定，如果公司每月單據數量非常大，同時選擇了結合使用，每張單據生成一張憑證，那么，當憑證數量達到最大數量的時候，該會計期間將無法再保存新的單據或憑證；同時憑證數量很大，導致憑證審核、登帳速度下降；

　　7.在“進銷存與財務結合使用”的設置下，軟件會自動在“應收帳款”、“應付帳款”、“預收帳款”、“預付帳款”這幾個往來科目下根據客戶、供應商資料自動添加相應的二級會計科目，所以二級科目長度直接影響客戶供應商的數量；所以最好根據一年左右可能會有的最大的客戶、供應商數量來設置二級科目長度。(本醫藥例子帳中以組合使用來舉例的)
　　例如：二級科目長度設置為3，客戶、供應商分別數量最大為999個；
　　二級科目長度設置為4，客戶、供應商分別數量最大為9999個；
　　二級科目長度設置為5，客戶、供應商分別數量最大為99999個；
　　8.設置科目長度：須主意的是二級科目長度。假設第二級科目長度為二時。供應商及客戶僅能增加到９９個。如選三時供應商及客戶能增加到９９９個。
　　9.帳套啟用日期:2006年1月1日.此日期表明只可做2006年1月1日以后的單據.而2006年1月1日的單據將不可操作.在進行帳務初始化錄入時,我們將錄2005年12月31日的期末余額做為本期的期初余額.
新建套帳中應嚴格注意的事項:
　　以下的幾點是新建帳套后不允許更改的帳套信息：
　　A、 所屬行業（行業默認屬性）
　　B、納稅性質
　　C、進銷存與財務是否結合使用
　　D、會計科目長度
　　E、憑證字
　　F、帳套啟用日期
　　9.初始化要點
新建帳套后，須對企業基礎資料進行初始化，以下為初始化階段中，必須錄入的數據:
　　A、客戶資料的期初余額
　　B、供應商資料的期初余額
　　C、貨品資料（加權價，即期初成本單價），
　　D、固定資產初始數據
　　E、現金銀行的開帳余額
并且以上資料啟用帳套后是不允許修改的.
　　10. 資料及編碼制定規則
（1）地區資料
　　根據我國地域的劃分的特點，為統計企業各地區的銷售狀況，我們對地區資料實行三級管理，即“省—市—區”的管理制度，省級下再設市級管理，這樣，既保證了企業當前銷售政策的執行，也便于企業管理者對各地區銷售的統計。地區編碼根據每個地區的電話區號來進行分類.以便于以后查詢.如太原.地區區號以電話區號進行分類.故太原的地區區號為0351.
（2）部門資料及員工資料
　　企業的部門包括總經理辦公室、銷售部、財務辦、行政人事部、銷售部、采購部、質檢部等部門，我們把這些部門依次地錄入到“部門資料”中。并科學地對部門資料進行管理，錄入部門編碼.員工資料根據所屬部門進行分類設定.如總經辦楊小明.因從屬于總經辦.而總經辦的部門編號為01. 再考慮到以后人員的增加.故員工編號設定為三位.從001開始設定.故楊小明的編號為001.
（3）客戶資料
　　“客戶資料”可記錄企業往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業營銷工作的開展。
由于企業的往業客戶來源于全國各地，因此，制定科學的、可行的客戶編碼就非常重要，經過我們科學的分析，客戶資料也是以地區進行分類.客戶資料編碼方法如下：牛山鎮XX醫藥店.該店所屬地區為廣州.而廣州的地區編號為020.故牛山鎮XX醫藥店的客戶編碼為02001.另軟件提供前臺POS功能.考慮到部分醫藥客戶將用到此功能.故我們增設了一個零售客戶.以供使用.
（4）供應商資料
　　“供應商資料”可記錄企業供貨商的簡稱、全稱、所屬地區、網址、納稅號等有關信息。
在實際工作中，企業的供貨商來自全國各地，因此，制定科學的、可行的供應商編碼就非常重要，供應商的編碼與客戶資料中的編碼設定方法一樣.也是以地區進行分類.供應商資料編碼方法如下：
如XX州藥材鎮遠站.該廠所屬地區為廣州.而而廣州的地區編號為020.故XX州藥材鎮遠站的客戶編碼為020001.
（5）倉庫資料
　　在例子中，企業的倉庫包括公司總倉.和公司分倉兩個倉庫，在實際應用中，我們只須依次把以上的倉庫信息錄入即可。
（6）貨品類別
　　作為一個企業，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分類地進行管理，
本例子帳中.我們將貨品類別分為了.保健品.消毒用品.處方藥.非處方藥等等.
（7）貨品資料
　　“貨品資料”可記錄企業庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價格信息、所屬貨品類別等有關信息。
　　①貨品編碼
為更科學、更高效、更合理對企業庫存進行管理，就必須對貨品進行數字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，建議客戶采用此種方法進行設定:貨品編碼=貨品類別+有描述意義的n位數字.
　　如安神膠囊屬于保健品.而保健品又屬于貨品類別的第一位.故安神膠囊的貨品編碼為001001.
　　上述貨品編碼方法，類別下還可進行細分，即類別可以細分為“大類別.小類別.更小類別”這樣的編碼方法。
　　②成本核算方法
根據國家稅法的要求醫藥企業的特點.成本核算方法我們彩的是”個別指定法”什么是個別指定法:
　　個別指定法又叫個別計價法，是指定每一件或每一批商品的實際進價，計算該件或該批商品銷售成本的一種方法。采用個別指定法計算商品成本，每一件或每一批商品按照批號來分別計算，計算出來的的商品成本最為準確，主要適用于能分清進貨件別獲批次的庫存商品的企業，比如醫藥銷售企業、食品銷售企業
　　注意:
　　1、 個別指定法的貨品每批的成本是按照進倉單確定的，它不會自動加權平均計算，所以查看個別指定法的貨品資料的加權價是沒有意義的；
　　2、 個別指定法的貨品在做單據的時候必須有批號；
　　3、 存貨調價、組裝拆卸、庫存變動三種單據不支持個別指定法貨品；
　　4、 個別指定法貨品不支持零庫存出庫；
　　③其他設置
　　為加快制單人員錄入單據的速度，企業還可設置“貨品條碼”及“助記碼”。
* 注意: “貨品編碼”、“貨品條碼”及“助記碼”三者，請盡量避免重復
　　（8）貨品價格信息
在建帳設置“賬套選項”時，我們設置了“按參考價”這種價格跟蹤方式。參考價包括參考進價及參考售價，我們可以通過“設置貨品價格”對以上的參考價依次錄入。
（9）會計科目
　　設置“會計科目”時，企業可參照企業原本的手工賬，把用到的會計科目，逐一錄入到系統中。
（9）存貨類型
　　存貨類型設置，關系到整個進銷存系統與賬務系統的鏈接，因此，存貨類型必須設置正確。為了簡化日常的工作，結合行業使用的特點，“存貨類型”均使用系統默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”下不設明細會計科目，當企業新增貨品時，該貨品對應的“存貨類型”統一選擇“庫存商品核算”。
（10）收付款賬戶
　　作為流通型企業，每天的業務往來非常多，比如現金的收支、賬戶資金的劃轉，為了方便統計企業資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
　　收付款賬戶的設置工作，本帳套中.設定一個現金科目.和銀行存款.我們在“銀行存款”下設立了“招行”及“工行”兩個會計科目.
（11）收支類別
　　除采購、銷售業務外，企業在經營過程中，還會產生一些經營費用，如何控制、如何管理企業日常的開支，成為企業開源節流的關鍵。
開立費用開支單前，事前必須定義“收支類別”。
　　而開立其它收入單前，事前也必須定義“收支類別”。
　　通過設置“收支類別”，可以更科學地對企業的收入費用進行管理。以往，企業的日常開支、營業外收入均由會計人員錄入，這樣一來，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復性工作會影響企業的運營效率。
　　收支類別的設置，可于設置會計科目后進行。或在進么設定收支類別下再增加也行.
　　比如，我們在“營業費用”下設立了 “業務招待費”等會計科目，為有效地對企業的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設置類似于“業務招待費”等類別.
11.日常工作中所需注意的事項:
　　A: 采購訂單，只是我們向供應商訂購貨物的一種意向、意圖，由于沒有涉及到實際的采購與貨款，因此，采購訂單不會生成記帳憑證。如果企業并不需要采購建議，那么可以不編制采購訂單。(銷售訂單也一樣)
　　B: 開立采購收貨單后，系統則自動統計往來帳款、重算庫存成本、計算倉庫庫存數量，并生成記帳憑證。
　　C: 現款采購與采購收貨唯一的不同在于，現款采購為“現貨兩清”，其本身不產生往來金額，但采購收貨則產生往來金額。(銷售開單.現售銷售的也一樣)
　　D: 系統提供【供應商退現款】和【退款沖抵往來】兩個選項，我們可根據實際業務情況進行選擇，如選擇【退款沖抵往來】，則增加了往來帳款，如選擇【供應商退現款】，則增加現金或銀行存款。
　　系統提供“按單退貨”及“無單退貨”兩種退貨類型，“按單退貨”指的是在辦理采購退貨業務的時候，從單據中引用“采購收貨”或“現款采購”的明細數據，“無單退貨”則指在“采購退貨”單中，直接選擇貨品進行退貨。
　　E.在格式正確的情況之下.貨品資料.客戶資料.供應商資料可通過EXCEL批量導入.減少建帳者的工作.

12:醫藥版采用個別指定法進行核算時.不允許做存貨調價.組裝或拆卸單.借入借出單.
13 固定資產注意事項:
　　(a)如在初始化階段，“入賬日期”一定是在創建帳套日期以前，如本期新增的固定資產，則需要在啟用帳套后輸入，并選擇本期的入帳時間。
　　(b)對于在初始化階級錄入的固定資產，系統不允許修改或刪除，所以我們重復強調，初始化的工作非常重要。
　　(c)如果在啟用帳套后購進固定資產，則新增固定資產后，須把相對應的記帳憑證補充完整。
　　(D)減少固定資產后，須把相對應的記帳憑證補充完整。
　　(E)如需修改“固定資產減少”對應的記帳憑證，則必須保證該記帳憑證沒有被審核或登帳。
　　(f)如果本期的固定資產已經計提了折舊費用，再次選擇此功能時，系統會提示不允許再計提折舊。
　　(g)系統嚴格按照會計制度中對固定資產計提折舊的有關規定處理，即本期增加的固定資產本期不計提折舊，下期計提折舊；本期減少的固定資產本期照提折舊，下期停止計提折舊。

14:進銷存月未結帳，可參照以下的流程進行：
　　(a)重算庫存成本
　　(b)打開帳面庫存明細表查看當期成本是否正確
　　(c)調整成本
　　(d)結轉成本
　　(e)月未結帳
　　(f)進銷存月未反結帳
15:帳務系統的流程為憑證錄入—>　　憑證審核à憑證登帳à期未調匯à結轉損益à期未結帳，如結帳后，發現上月憑證需要修改，則可參照此流程進行操作：反結帳à反登帳à反審核，反審核后再把有誤的記帳憑證進行修改。
16.帳務中常用帳務報表
　　常用帳務報表包括日記帳、總分類帳、明細分類帳、多欄帳、試算平衡表、科目匯總表等。

*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。 ;